La W.S.A. est une société ancrée sur le territoire Luxembourgeois depuis 1979 et ayant son siège social à Sanem. Elle effectue des prestations d’entreposage, de support logistique et de maintenance de matériel militaire et de divers biens et marchandises.
Afin de répondre au mieux aux besoins internes et externes, elle dispose d’une vaste infrastructure d’entrepôts, d’ateliers de réparation et de maintenance du matériel.
Elle est constituée de personnel qualifié disposant des compétences techniques et administratives adaptées à leur domaine d’activité afin d’exécuter au mieux leurs missions.
Dans le cadre de son développement, la W.S.A recherche pour une entrée immédiate un Assistant(e) de direction - Support administratif afin de venir en soutien à l’équipe existante se trouvant sur le site de Sanem
Profil
- Formation minimum baccalauréat (BAC) ou équivalent, idéalement dans le domaine de l'administration, du secrétariat ou de l'assistance de direction
- Excellente maîtrise des outils bureautiques Microsoft 365, notamment Outlook, Word et Excel
- Excellente capacité rédactionnelles, orthographiques et de mise en forme de documents professionnels
- Maîtrise des techniques d'organisation administrative, de gestion des agendas, de plannification et de suivi documentaire
- Bonne aptitude à organiser et à coordonner des réunions, déplacements et activités administratives
- Capacité à structurer, contrôler et actualiser des données administratives
- Assurer la confidentialité des informations professionnelles, personnelles, financières et RH auxquelles le titulaire a accès
- Maîtrise professionnelle du français, du luxembourgeois, de l'allemand et de l'anglais
- La connaissance d'Odoo ou d'un autre ERP constitue un avantage
- Expérience professionnelle confirmée d'au moins cinq ans dans une fonction comparable, idéalement dans un environnement nécessitant une coordination administrative entre plusieurs services
Missions
- Assurer l'assistance administrative et organisationnelle à la Direction et au management
- Gérer les agendas et rendez-vous de la Direction et organiser les déplacements professionnels
- Organiser les réunions, préparer les documents nécessaires et rédiger les comptes rendus sur demande
- Assurer la réception, le tri, le traitement et la distribution du courrier et des emails, ainsi que la gestion des envois postaux
- Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs et assurer leur classement et archivage
- Assurer l'accueil téléphonique administratif et orienter les appels vers les interlocuteurs compétents
- Réceptionner les factures fournisseurs et assurer leur traitement administratif initial selon les procédures internes
- Gérer les fournitures de bureau et leur réapprovisionnement ainsi que la préparation logistique des salles de réunions
- Assurer la coordination et le suivi administratif des demandes et informations entre les différents services
- Contribuer à l'organisation administrative et logistique d'évènements professionnels
- Apporter un soutien administratif ponctuel sur demande au service des Ressource Humaines
- Participer à l'amélioration continue et à la digitalisation des processus administratifs
- Contribuer à la qualité du support administratif apportéà la Direction et aux différents services
- Appliquer les procédures internes, contribuer à l'amélioration continue des pratiques administratives
Avantages
Un poste à temps plein.
Horaires de travail confortables.
Convention collective favorable.
Cantine à disposition sur le site.
Activité sportive
Salle de fitness à disposition sur le site et disponible en dehors des horaires de travail.
Environnement
Environnement de travail agréable avec des moyens mis en place pour mener à bien la mission.